わかりやすい資料と打合せ

先日、お客様から「貴方との打合せは資料がいつも大変わかりやすく、楽しみです」と大変ありがたいお言葉を頂戴致しました。
自分としてはそのように褒めて頂ける立派な資料には遠く及ばないと思っていますし、この言葉も社交辞令が含まれてはいるのでしょうが
それでも1つ「自信のある武器を持つ」ことが出来たのではと、嬉しく思っています。

今回お話ししたかったのは上記の3行に集約されているのですが、これだけでは少々短すぎますし、
チーム内のBPさん(SE2年生くらい)から「どんな観点で資料を作り、打合せしているのか」を聞かれましたので、
大した内容ではありませんが、自分が資料を作る際の観点を(振り返りも込めて)書かせて頂きたいと思います。
(※これらはSE1~2年生くらいの方で、打合せ用の資料作りに困っているかた向けになります)

・資料は「誰に」「何を」説明するものかを明確にしてから作る。
・資料の先頭には打合せの目的を記載する。
⇒打合せの最初に説明して参加者の共通認識にする。
・各章(またはページ)は単一のテーマを基本として、複数のテーマは(原則)書かない。
⇒運用フローの説明ページであれば運用フロー説明に注力し、フロー上で記帳する台帳の詳細まで書いたりしない(別ページにする)
⇒テーマ以外のことを書くのは意外とありがちです。何らかの理由で並記するにしても、最小限にしたほうが伝わりやすくなります。
・変更は新旧の差分を明確にする。可能であれば図または表にして直観で理解できるものにする。

打合せの内容にもよりますが、これら4つは多くの場合に共通する観点かと考えています。
お困りの際は一度、当てはめて考えてみてはいかがでしょうか?

投稿者プロフィール

茂木 真澄
茂木 真澄
役者として活動していたが、唯一の肉親である祖母の介護が始まった事をきっかけに廃業。同時期に挑戦する事に意欲があるメンバーを集めていた福田社長に声をかけられ、全く知識のないIT業界へ踏み込む。テスターとしてスタートし、その後、様々なIT環境での業務や現場を渡り歩いた後、正式にキャリッジリターンの社員となる。
多数の開発案件に関わり、SE技術や顧客との打ちあわせ、商談など受託ソフトウェア会社の社員としてキャリアを積む。
最近では運用支援業務で常駐している顧客から運用の改善、効率化など支援以外の相談をされることも多く、
顧客の悩みに対応した提案をして新規に案件を受注した上、開発までこなしている頼もしい社員である。