個人差はあれど人には限界があります。社内業務や社外のお客様の業務に携わると多くの事柄を覚える必要がありますが、規模や量が多くなれば、必然的に抜け落ちてしまいます。毎日行っている作業であればまだしも、月１回や年１回の作業になると思い出すのも一苦労。さらに私自身しか知らない作業もあり、うかつに死ぬわけにはいかない状況にあります。
万が一、私が死んでしまったとしても、当たり前ですが会社やお客様の業務は継続し続けますし、業務は維持され続けなければなりません。そのため、私は私自身が実施しないような作業であっても、作業手順メモを残すように心掛けています。残念ながら、その手順書を見て万人が作業できるほどのものではありませんが。しかし、作業の目的は何か、その目的を達成する手順や流れを記載する、雑なものは画面キャプチャを並べて少しコメントを追記した資料であっても、残された人たちが業務を継続するための道しるべになるのです。まさに、遺言ですね。
この遺言を残す行為の副次的な効果は、作業引継ぎして貰える人が現れた時に役に立つ他、発生頻度の低い業務は一旦完全に忘れることができることです。
その一方で、多数作成した遺言書をキチンと整理して所定の場所に格納しておくことも大事なことです。
まさに今、現場の業務を他の社員に引き継いでいるのですが、せっかく作った遺言書がファイルサーバの地層に埋まってしまって。。。
プロフィール
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キャリッジリターン創業メンバの一人で、自身の職歴の３/４はキャリッジリターンが埋める。
創業当時は社外委託などという考えが無く、会社運営業務も全て自分たちでやり切るの精神を貫いた結果、
JavaやPHP、VBAといったITスキルの他、弥生給与や弥生会計、e-taxを使う事務スキルも習得。
嬉しい事も辛い事も多々ありましたが、今の自分があるのは当時に叱咤激励頂いた皆様のお陰と感謝しつつ、
今日もキーボードをパチパチ叩いてます。
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