メールでの問い合わせについて

常駐先で開発したシステムの運用業務支援を行っているが、その中のモニタリング業務では顔を知らない相手へメールを送信することが多い。
客先の社員、時には管理職相当の社員へ送信する違反候補の問い合わせメールには特に気をつかう。
おそらく受け取ったら良い気分はしないモニタリングのメールである。内容が簡潔で、何を答えたらよいのかがすぐに分かるような内容でなければ後回しにされたり、こちらが意図するような回答をもらえなかったりする。

自分がメールを作成する時に心掛けることは、
・メールを開いた時の印象(読もうと思える文面)
・相手にとって必要と思われる情報を不足なく提供する
そして最も重点をおくのが、
・質問したことに的確に回答をしてもらえるようにする
そのためには、何を回答してほしいかを明確に記することは当然ながら、回答をYes・Noで答えられる、選択式にするなど、回答をするのに時間がかからない、し易くする工夫も重要であると思う。
一度の往復で済まないQ&Aは非効率であるし、顔も知らない相手からの複数回の問い合わせは、答える方に不快な思いをさせてしまう場合もあるため、質問の仕方はとても大切だ。

投稿者プロフィール

今井 聖子
今井 聖子
外資系航空会社の日本オフィスにて受付・カウンターを務めた後に結婚、専業主婦となり、2児を育てる。
下の子の小学校入学を機に「主婦以外の生き方もしてみたい。自分でお金を稼いで気兼ねなく使う生き方をしてみたい」と考え、
派遣社員として社会復帰、主に企業のカスタマーサポートに関わる業務につく。
最初は時短勤務でスタートしたが、子供の成長と共にフルタイムへシフトした頃、キャリッジリターンと出会い、
福田社長はじめ、若い社員が多い会社の勢いや可能性に惹かれ、同社に就職。人生初のITの仕事にチャレンジする。

現場で多くの人と友好な関係を築きあげ円滑かつ的確に業務を進める姿は、既に必要不可欠な存在として認められているが、
静かなるチャレンジャーは次の目標を「プログラム開発」として走り出そうと考えている。