常駐先で開発したシステムの運用業務支援を行っているが、その中のモニタリング業務では顔を知らない相手へメールを送信することが多い。
客先の社員、時には管理職相当の社員へ送信する違反候補の問い合わせメールには特に気をつかう。
おそらく受け取ったら良い気分はしないモニタリングのメールである。内容が簡潔で、何を答えたらよいのかがすぐに分かるような内容でなければ後回しにされたり、こちらが意図するような回答をもらえなかったりする。
自分がメールを作成する時に心掛けることは、
・メールを開いた時の印象(読もうと思える文面)
・相手にとって必要と思われる情報を不足なく提供する
そして最も重点をおくのが、
・質問したことに的確に回答をしてもらえるようにする
そのためには、何を回答してほしいかを明確に記することは当然ながら、回答をYes・Noで答えられる、選択式にするなど、回答をするのに時間がかからない、し易くする工夫も重要であると思う。
一度の往復で済まないQ&Aは非効率であるし、顔も知らない相手からの複数回の問い合わせは、答える方に不快な思いをさせてしまう場合もあるため、質問の仕方はとても大切だ。
