「議事録を取る＝議事での決定事項や、議論の経緯を記録する」という事では、会議に出席していたメンバーだけでなく、そこにいなかったメンバーも正しく理解できるように見やすく、分かりやすく書く必要がある。
そのための書き方はネットや本屋で探せば沢山見つかるだろう。
では、「議事録を取る目的・理由」とは何か。
自分の常駐先でのことだが、社員が顧客と行う定例会では以前は議事録を作成していなかった。その為、参加していないメンバーへの情報共有が遅い、されないなどがあり、認識のズレが生じることがあった。
担当社員が変わり社員自身が業務を覚える目的で議事録の作成を始めると、定例の内容が速やかに共有され、業務がしやすくなった。その後、議事録を課題一覧に変え、定例前に報告内容や課題を確認する、定例後には振返りをする事に利用すると、一覧は進捗状況や残課題の確認が出来る業務を進めるための貴重な資料となった。これにより業務がよりスムーズになり、サービスの質も上がったと思う。
議事録や課題一覧を取るとは仕事や契約の上で大切な記録となったり、備忘録としてというのもあるが、情報の伝達、共有の元(中心)として業務やプロジェクトなどをスムーズに、効率よく進める有効な手段とするためでもある。
議事録と一覧を制する＝上手に利用できる者は、仕事も上手く回すことができる人と感じる。
